Tips&Tricks care vor face ca emailul tau sa fie remarcat

Trimitem si primim zeci, poate sute de emailuri in fiecare zi, iar daca le insumam vom avea niste numere impresionante. In aceasta abundenta, ne dorim ca emailurile noastre sa fie citite, intelese si sa ni se raspunda asa cum am cerut...dar ni se intampla sa fim nevoiti sa revenim cu un "Kind reminder" de cel putin cateva ori.

Ei bine, nu exista o reteta magica prin care sa-l determini pe cel caruia ii ceri un raspuns sa ti-l si ofere in tmpul acordat, insa exista cateva "tips&tricks", care vor face ca emailul tau sa fie remarcat.

"Raport lunar", "Intalnire", "Cotatie client", "Cerere de oferta" - sunt cateva subiecte care imi vin in minte, din multitudinea de emailuri primite...care au ajuns ratacite undeva in universul postei electronice...De ce? Pentru ca nu respecta cel putin una dintre regulile de mai jos:

• subiectul trebuie sa fie bine ales, formulat din cateva cuvinte, care sa atraga atentia si care sa imi dea o minima informatie despre continutul emailului. Ganditi-va la titlurile articolelor din ziare (nu ne referim la CanCan sau Libertatea :)) - scurte si de impact;
• subiectul trebuie sa fie specific. Nu ma ajuta cu nimic "Cotatie client" - daca as adauga "Cotatie client NKW - aprilie", destinatarul ar intelege de la inceput despre ce client este vorba si de asemenea, i-ar fi mai usor sa utilizeze emailul, respectiv sa-l introduca intr-un anumit folder sau sa foloseasca criterii de cautare dupa nume.
• daca avem nevoie de raspuns cat mai repede, e indicat sa notam chiar deadline-ul in subiect: "Oferta client NKW - deadline 4 aprilie";
• daca propunem o intalnire, putem trece cateva informatii in subiect: "Intalnire implementare SAP, 4 aprilie, ora 10 am";
• daca emailul meu face parte dintr-o serie de emailuri pe care le trimit, e bine sa notez numarul emailului, luna, data, etc: "Raport lunar intrari/iesiri - luna februarie" - motivele sunt cele notate la punctul 2;
• ah...si ca sa nu uit - musai, emailul sa aiba subiect...ca altfel e bai...:))..ajunge in Spam sau poate fi cu usurinta ignorat, si nu ne dorim asa ceva.

Emailurile sunt scrisori de business scrise intr-o forma mai putin formala, simple si scurte. De aceea, un email structurat pe paragrafe, in care vom fi concisi, va fi mult mai usor de citit decat unul de tip "roman".

(Pentru a fi scurta si concisa nu va mai dau aici exemplu, pentru ca sunt sigura ca stiti la ce ma refer :) )

Pentru a fi usor de parcurs:

• Folositi un paragraf diferit pentru fiecare idee;
• Folositi fraze scurte;
• Bullet-urile / liniutele sunt de mare ajutor pentru a transmite ideile pe scurt.
•  

Ca si structura:

• Faceti in primul paragraf introducerea - in care spuneti pe scurt despre ce este emailul - asta mai ales in cazul emailurilor "oficiale", in care e nevoie de un limbaj formal;
• In urmatoarele 2-3 paragrafe detaliati ideile;
• In ultimul paragraf trasati concluziile si setati termenul limita. Puteti evidentia termenul limita, scriindu-l  bolduit sau cu o alta culoare. De asemenea, acesta poate fi notat chiar in paragraful de introducere, pentru a atrage atentia.

Ai vrea sa ii transmiti colegului si informatiile despre clientul X, si sa-i si raspunzi la o intrebare pe care ti-a adresat-o la telefon, dar nu ai avut raspuns?

Scrie un singur email per subiect, chiar daca asta inseamna sa scrii 2-3 emailuri consecutive aceleiasi persoane. Motivul - iti va raspunde mult mai usor, destinatarul va avea posibilitatea de a gestiona emailul in functie de criteriile dorite. In plus, ce subiect vei scrie unui email in care abordezi 3 idei total diferite?:)

Cine intra la TO si cine la CC sau BCC?

• TO = persoane/persoanele care sunt direct interesate sau implicate in subiect;
• CC = persoane/persoanele care ar trebui sa fie informate de subiect, si nu sunt direct implicate;
• BCC = "ochii din umbra"...se foloseste atunci cand nu vreau ca cei din TO sau CC sa vada ca am si alti destinatari sau atunci cand am foarte multi destinatari si nu vreau sa "se vada" intre ei. BCC-ul este util de folosit si in cazul in care vreau sa ma feresc de "Reply to all" al destinatarilor. De exemplu, daca trimit un email de informare in toata compania, voi pune toate adresele in BCC pentru a evita discutii nesfarsite de tipul "Vin si eu".."Si eu".."Confirm"..:)

Atentie! Nu abuzati de folosirea CC-ului. Verificati intotdeauna daca intr-adevar este nevoie sa aveti toate persoanele respective in CC.

Am observat in unele cazuri, ca nu se comunica direct, ci se pune seful destinatarului in CC, fapt care pe mine, de exemplu, ma deranjeaza destul de mult (ma refer la situatiile in care nu era cazul ca el sa fie informat). Aceasta tehnica este folosita  pentru a-i constrange pe ceilalti sa se incadreze in deadline-ul propus, insa nu se aplica chiar in orice caz. Este ok sa avem un schimb de emailuri in care, poate, ne contrazicem, si fara sa fie seful informat.

Stiati ca:
CC - vine de la Carbon Copy Paper - hartia de indigo, care era folosita inainte la masinile de scris . CC a devenit "copia de curtoazie" , iar BCC = Blind Carbon Copy - care era cea de-a doua copie la indigo - "copia invizibila de curtoazie"?

Este util sa raspundem unui email printr-un Reply pentru a ne fi usor noua, cat si destinatarului sa urmarim firul conversatiei. Daca dorim sa abordam un alt subiect, cel mai indicat este sa scriem un nou email si sa initiem o alta conversatie.

Atunci cand ni se solicita o confirmare, de exemplu, iar la TO si la CC sunt trecute si alte persoane - nu da Reply to all - nu e necesar ca toti ceilalti sa fie informati.

Inainte de a folosi acest tip de raspuns, ganditi-va pentru cine e important raspunsul si daca intr-adevar toti ceilalti au nevoie de el.

Catalina Vladescu este trainer intern intr-o companie de transporturi si logistica, cu o experienta de peste 5 ani in livrarea de traininguri soft-skills, precum: comunicare, time management, abilitati de prezentare, managementul stresului si conflictului, customer care, negociere, lucru in echipa, etc.  In paralel coordoneaza echipa de CSR (Corporate Social Responsibility) a companiei, fapt care ii permite sa isi dezvolte abilitatile de leadership si de comunicare cu diversi stakeholderi.  Are experienta in zona de resurse umane, marketing, organizarea de evenimente si vanzari de peste 8 ani.
Cand are timp liber, Catalina scrie articole legate de comunicare, organizare, leadership, precum si articole dedicate trainerilor pe blogul : www.despretraining.wordpress.com, care te vor ajuta sa evoluezi in mediul business.