Cum sa-ti comunici eficient mesajul dintr-un email

Emailurile sunt canalul de comunicare poate cel mai folosit in lumea afacerilor, iar o buna utilizare a lui ne va aduce beneficii legate de eficienta si imagine. Acorda atentie sporita modului in care comunici, daca vrei sa ai succes.

Iata principalele sfaturi legate de continutul emailului:

Esti in fata ecranului, iar fereastra de email este goala...ai vrea sa scrii acel email important, care trebuie sa ajunga la toti sefii tai, insa ideile iti vin in continuu si nu prea stii de unde sa incepi.

Urmareste acesti cativa pasi si vei avea un schelet pe baza caruia sa-ti construiesti ideile:
a) Care este scopul emailului meu?
Gandeste-te ce vrei sa faci prin intermediul acestui email:

• sa informezi?
• sa convingi?
• sa inveti?
• sa explici? etc.

Raspunde-ti la urmatoarele 3 intrebari si formuleaza-ti scopul:
1. Ce vreau sa transmit?
2. Ce trebuie sa faca destinatarii?
3. Pana cand?

Exemplu: "Vreau sa imi informez colegii ca incepand cu data de 1 mai vor folosi noul sistem de pontaj electronic".

b) Cine sunt destinatarii mei?
Este util sa ma vizualizez in pielea destinatarului/destinatarilor si sa imi pun cateva intrebari legate de:

• functia lor?
• varsta lor?
• asteptarile lor?
• care va fi starea lor de spirit in momentul in care vor citi emailul meu?
• ce mai stiu ei despre acest subiect?
• care este relatia mea cu destinatarii?

Raspunsul la aceste intrebari ma va ajuta sa iau o decizie cu privire la stilul pe care-l voi aborda - formal sau informal, ideile pe care le voi prezenta, cat de detaliat voi alege sa scriu, ce voi spune in introducere, etc..

c) Ideile principale
E momentul sa iei o foaie de hartie si sa scrii ideile principale pe care vrei sa le transmiti. Tine minte - o idee per paragraf :)

In emailuri, paragrafele pot sa fie destul de scurte - de la 2 propozitii pana la paragrafe de 5-6 randuri. Cu cat informatia este mai concisa si mai clara, cu atat mai bine.

Ideile pot fi organizate intr-un MindMap, astfel incat sa ai o imagine vizuala a ceea ce urmeaza sa scrii. Cateva informatii despre mind maps - aici.

Acum, ai in fata ta planul de actiune - un scop, destinatari, si ideile principale. Felicitari! Jumatate din ceea ce aveai de facut e gata.

Scrie mesajul tau cheie in primul paragraf - spune-le ce le vei spune in email si care este scopul lui. Astfel, vei atrage atentia si ii vei convinge pe ceilalti sa-ti citeasca emailul pana la final. Poti include aici deadline-urile.

"Umple"  ideile din planul tau cu informatiile pe care le ai si asigura-te ca iti vei atinge obiectivul.

Specialistii in comunicare ne spun ca un mesaj scris intr-o maniera pozitiva va atrage mai mult cititorul si il va face sa perceapa mesajul corect.

Astfel, transforma afirmatiile tale negative in unele pozitive.

De exemplu:
"Ne pare rau sa va anuntam, dar de maine nu veti mai avea voie sa folositi vechile cartele magnetice. In caz contrar, nu veti mai putea intra in cladire si implicit, nu veti mai fi pontat pentru ziua de munca".Poate deveni:

"Va anuntam ca incepand cu ziua de 1 mai, au fost introduse noile cartele magnetice, cu ajutorul carora vi se va permite accesul in cladire. In cazul in care cartela va lipseste, accesul va fi restrictionat."

Transforma negatiile pentru o mai buna impresie!

Diateza activa ne arata cine este subiectul : "Mama a facut placinta", iar diateza pasiva ne arata asupra cui a fost efectuata actiunea: "Placinta a fost facuta de mama".

In emailuri este recomandat sa folosim cat mai mult diateza activa, care presupune un stil direct, implicandu-l pe subiect in actiune si care este mai scurta. Folositi diateza activa, mai ales atunci cand vreti sa evidentiati rezultatele bune ale cuiva: "Dan, colegul nostru de la vanzari, a depasit targetul de vanzari cu 50%".

Diateza pasiva, poate fi folosita in situatiile in care predomina stilul formal sau cele in care expun o problema, si nu vreau sa am un ton acuzator: "Datele nu au fost completate in totalitate in tabel, astfel ca te rog sa ma ajuti cu finalizarea acestei sarcini, pana maine la pranz.".

De asemenea, aceasta se poate folosi atunci cand nu e important cine a efectuat actiunea: "Echipa de constructori a finalizat cladirea de birouri la inceputul lunii august" vs " Cladirea a fost finalizata la inceputul lunii august".

Una dintre dezavantajele emailului este lipsa unei relatii directe cu interlocutorul, imposibilitatea de a-i vedea reactiile, de a-i observa starea si dificultatea de a crea raport. Totusi, atunci cand primim emailuri avem tendinta de a citi printre randuri mai mult decat scrie negru pe alb, de a interpreta mesajele prin prisma relatiei pe care o avem deja cu interlocutorul sau pe baza unor semnale care am putea spune ca sunt evidente, cum ar fi MAJUSCULELE, scrisul cu rosu - care ne dau impresia de agresivitate.

A fi asertiv in scris, poate parea de multe ori agresiv, astfel ca e nevoie sa "indulcim" mesajul cu intrebari deschise, cu o introducere personala, cu "te rog!" si "multumesc", cu adresarea directa "Draga Ana,"...

Citeste mesajul inainte de a-l trimite si pune-te in papucii cititorului. Ce ar simti el cand ar citi emailul tau?

La final, pregateste-te sa rescrii anumite propozitii ale mesajului tau - poti renunta pana la aproximativ 25% din cuvintele pe care deja le-ai folosit, sau poti inlocui grupuri de cuvinte cu altele mai scurte. Orice cuvant care nu aduce valoare in plus textului sau informatii noi, ar putea fi omis.

Exemple de expresii care pot fi prescurtate:

• avand in vedere ca / pe cale de consecinta ...poate deveni....deoarece/ intrucat;
• acestea fiind spuse...poate deveni...astfel;
• cu referire la...poate deveni...referitor;
• in cadrul...poate deveni...in.

Emailurile sunt canalul de comunicare poate cel mai folosit in lumea afacerilor, iar o buna utilizare a lui ne va aduce beneficii legate de eficienta si imagine. Acorda atentie sporita modului in care comunici, daca vrei sa ai succes.

Spor la scris email-uri...cu efect! :)

Catalina Vladescu este trainer intern intr-o companie de transporturi si logistica, cu o experienta de peste 5 ani in livrarea de traininguri soft-skills, precum: comunicare, time management, abilitati de prezentare, managementul stresului si conflictului, customer care, negociere, lucru in echipa, etc.  In paralel coordoneaza echipa de CSR (Corporate Social Responsibility) a companiei, fapt care ii permite sa isi dezvolte abilitatile de leadership si de comunicare cu diversi stakeholderi.  Are experienta in zona de resurse umane, marketing, organizarea de evenimente si vanzari de peste 8 ani.
Cand are timp liber, Catalina scrie articole legate de comunicare, organizare, leadership, precum si articole dedicate trainerilor pe blogul : www.despretraining.wordpress.com, care te vor ajuta sa evoluezi in mediul business.