Cum sa iti amenajezi biroul ca sa fii mai productiv

Cel putin 8 ore dintr-o zi ti le petreci la birou - uneori chiar mai mult de atat. Biroul devine un fel de a doua casa si asa ar trebui sa te si faca sa te simti. Personalitatea si modul de lucru se reflecta, printre altele, si in felul in care iti organizezi biroul. Lucrurile se complica si mai mult atunci cand, pe langa documentele, materialele si ustensilele obisnuite de pe biroul tau, te decizi sa iti aduci si planta preferata, cana-cadou de la colegi si alte decoratii care te amuza sau te inspira.

5 pasi pentru organizarea eficienta a spatiului de lucru

Cum faci sa le organizezi cat mai eficient si sa iti creezi un spatiu aerisit, care sporeste productivitatea si care te ajuta sa te concentrezi? Echipa Hipo.ro iti vine in ajutor. Urmeaza cei 5 pasi simpli si zambeste in fiecare dimineata cand ajungi la birou:

Scapa de aglomeratie

Toate hartiile ramase de la proiectele anterioare, brosurile de la conferinta de luna trecuta sau biletele imprastiate pe birou cu informatii stocate deja trebuie sa dispara. Nu pastra nimic din ceea ce nu iti trebuie neaparat. Iar daca iti trebuie cu adevarat, incearca sa gasesti o modalitate de stocare care ocupa mai putin spatiu - cum ar fi pe laptop sau pe o memorie externa. Profita de beneficiile oferite de tehnologie, scuteste cativa copaci si transoforma hartiile mototolite de pe birou in fisiere frumos organizate. Daca trebuie, totusi, sa pastrezi ceva in format fizic, pe birou, aranjeaza-le intr-un teanc ordonat si pozitioneaza-le departe de locul principal de lucru. Astfel, nu te vei mai incurca recvent in ele si le vei putea folosi atunci cand ai nevoie fara un efort prea mare.

Pune la indemana doar ceea ce folosesti zilnic

Este necesar sa iei des notite si sa organizezi task-uri? Inseamna ca un carnetel si un pix ar trebui sa fie intotdeauna in imediata ta apropiere. Dar capsatorul? Il folosesti mai mult de o data pe saptamana? Probabil nu, asa ca nu are ce sa caute peste carnetelul pe care iti iei notite. De asemenea, tine minte ca tot ce este prafuit trebuie sa dispara. Nu neaparat definitiv, ci doar mutat in dulapul din birou sau in sertarul de jos. Lucrurile care nu sunt indispensabile sunt usor de identificat. Chiar daca ti se pare dificil sa nu te mai incurci de perforatorul de langa mouse in fiecare zi - lucru care devenise deja un obicei - o sa te bucuri de spatiul extra ramas dupa ce il vei pune in sertar si il vei scoate doar atunci cand ai nevoie de el.

Investeste in spatiul in care lucrezi

Pentru ca iti petreci cea mai mare parte a zilei pe scaunul de la birou, cumpararea unuia care sa fie confortabil si practic este o investitie binevenita. Acelasi lucru se aplica si in cazul unui laptop performant, a unei tastaturi care ti se potriveste, a unui mouse mai silentios sau a unui monitor mai mare. In functie de job-ul fiecaruia, exista anumite elemente care sunt folosite frecvent, pentru o lunga perioada de timp - elemente care cu cat sunt mai de calitate, cu atat ne usureaza mai mult munca. Chiar daca poate insemna o investitie substantiala, achizitionarea unor obiecte care ti se potrivesc se va dovedi utila pe termen lung. In plus, poti vorbi cu seful tau si poti stabili impartirea costurilor. In final, cu cat vei fi mai productiv, cu atat veti avea mai mult de castigat - atat tu, cat si compania pentru care lucrezi.

Imparte pe categorii si eticheteaza

Poate parea un lucru pe care i l-ai spune unui pusti despre camera lui dezordonata, dar vei vedea cat de eficient se aplica si in cazul spatiului tau de lucru. Punand lucrurile in cutii, dulapuri si sertare in functie de categoriile din care fac parte si aplicand cate o eticheta pentru fiecare te va ajuta sa le ordonezi mult mai usor si sa le gasesti si mai usor atunci cand ai nevoie de ele. Vei economisi timp si nervi, vei stii exact cand ai ramas fara ceva si ce ai imprumutat colegului saptamana trecuta. Organizarea este totul!

Organizeaza-ti fisierele de pe calculatorul/laptopul de lucru

Acum ca am terminat cu biroul, e timpul sa trecem in mediul digital. La fel ca si biroul, si desktop-ul laptopului de lucru iti poate creea o stare de disconfort atunci cand este aglomerat. Pierzi timp incercand sa gasesti fisiere de luna trecuta, nu iti mai aduci aminte cum ai denumit folderul cu notitele de la sedinta de acum o saptamana si nici imaginile primite ieri pe mail nu mai stii unde s-au salvat. Incearca sa organizezi totul pe categorii, in foldere separate, daca e posibil nu pe desktop si sa denumesti totul cat mai intuitiv. Ba mai mult, trecerea datei la care au fost primite/salvate fisiere se poate dovedi foarte utile atunci cand incerci sa gasesti ceva. Astfel, cu o simpla cautare vei gasi fisierele pierdute.


Joel Brookman - Speaker pentru dezvoltare personala, autor si trainer, te ajuta sa te organizezi intr-un VIDEO de doar 3 minute:
 

De ce organizarea spatiului de lucru te ajuta in cariera?

- Iti sporeste eficienta - cu cat reusesti sa indeplinesti task-uri recurente intr-un timp mai scurt, cu atat vei avea mai mult timp pentru proiectele importante, de amploare mai mare;
- Reduce stresul  - aglomeratia spatiului de lucru, ca in orice alt aspect al vietii, provoaca stres si frustrari. Iar tu vrei sa lucrezi cu zambetul pe buze!
- Iti imbunatateste imaginea - daca acasa faci ordine inainte ca musafirii sa soseasca pentru a lasa o impresie placuta, aplica aceeasi idee si pentru biroul tau, cu acelasi scop!
- Iti readuce in vedere lucruri uitate - fie ca e vorba de idei pe care nu ai mai avut timp sa le aplici, mailuri pe care nu ai mai apucat sa le citesti sau task-uri care nu au ajuns pe to do list-ul tau, ordonarea spatiului de lucru ti le va readuce pe toate in vedere;
- Iti ofera o senzatie de implinire - rezultatul final iti va da cu siguranta o stare de bine si mai mult spor de lucru. Cu cat te simti mai confortabil in spatiul de lucru, cu atat iti vei indeplini sarcinile cu mai multa usurinta.

Prima intrebare care iti vine acum in minte este “cand voi avea timpul necesar pentru a imi curata si organiza spatiul de lucru?”. Ei bine, nu este nevoie sa investesti ore intregi pentru a obtine rezultatele mentionate mai sus si nici nu trebuie sa stai peste program. Cateva minute in fiecare zi iti vor oferi rezultatul scontat intr-o saptamana. Iar tu vei lucra cu mai mult sport, mai eficient si cu mai multa satisfactie!