Stabilirea prioritatilor

Ce este prioritatea ?

Prioritatea este insusirea de a fi pe primul loc intr-o suita cronologica. Asadar, atunci cand vorbim despre activitatile de zi cu zi, tot timpul stabilim prioritati. Unele se stabilesc de la sine spre bucuria sau dezamagirea noastra, altele sunt rezultatul unor deliberari. Asadar, subiectul este mai degraba stabilirea corecta a prioritatilor. Mi se pare pe dos cand astept la un ghiseu ca persoana cu care am treaba sa-si termine convorbirea telefonica. Nici de partea cealalta a geamului nu se vede un val de bucurie ca am aparut eu acolo. Ce-i prioritar pentru mine nu este pentru ea.

Cum prioritizez?

Sa spunem ca incep o noua zi de lucru si agenda este provocator de incarcata. La prima vedere pare dificil de finalizat intr-o zi. Ca sa fac fata folosesc cinci reguli:

1. Agenda datata. Are doua parti principale: calendarul unde marchez timpii rezervati si lista de activitati. Ma ajuta sa am o imagine a incarcarii pe ziua respectiva.
2. Piramida inversata. Cand vreau sa aleg activitatea de care ma voi ocupa imi imaginez ca activitatile sunt o stiva care formeaza o piramida cu susul in jos. Cele mai de sus sunt cele de pe urma carora as avea cel mai mult de castigat daca le-as face sau cel mai mult de suferit daca nu le-as face. Cele mai de jos sunt cele pe care daca nu le-as face azi n-ar fi o drama. Pe parcursul zile caut sa le rezolv de sus in jos.
3. Interdependente. Trateaza-i pe ceilalti asa cum ti-ar placea sa fii tratat. De unele dintre rezultatele mele depind si altii. Atunci cand imi planific fac in asa fel incat sa termin mai devreme decat termenul la care trebuie sa dau mai departe. Sunt mai putin stresat, sansele de a gresi sau de a depasi termenul limita sunt mai mici. Chiar mai mult, va fi o surpriza placuta pentru ceilalti sa primeasca mai devreme.
4. Activitatile marunte. Nu incep niciodata cu ele. Acestora le caut loc printre activitatile mari. Daca se poate, grupez mai multe si asemanatoare.
5. Timp de crize. Mai mare sau mai mica, o cantitate de neprevazut exista in munca fiecaruia. Pe o perioada mai lunga, cum ar fi o luna, se poate estima care este timpul mediu pe care-l petreci zilnic cu sarcini neprevazute. Poate fi o jumatate de ora pe zi sau pot fi doua ore pe zi. Acest timp e mai bine sa nu fie planificat. Daca azi nu apare nimic din senin, ma duc la agenda de maine sau de poimaine si fac lucruri in avans.

Alte recomandari:
• Activitatile pot fi impartite in doua categorii: cele pentru clienti si celelalte. Prioritate au in fiecare zi cele pentru clienti. Abia dupa ce le termin pe primele ma pot gandi la celelalte.
• In prima parte a oricarei perioade de planificare (zi, saptamana, luna, trimestru) ma ocup de lucrurile cele mai grele.
• Lista de lucruri pe care sa nu le (mai) fac. Atunci cand timpul incepe sa devina insuficient ma uit la ce as putea sa renunt. Ce liste sau conturi de email sa nu mai citesc, ce site-uri sa nu mai vizitez, la ce discutii de pauza sa renunt, la ce sedinte nu mai este nevoie sa fiu etc.
• Fac intai lucrurile despre care stiu si apoi cele despre care nu stiu. Cautarea de informatii poate consuma mult timp. O activitate de acest fel va consuma tot timpul care ii este alocat indiferent cat de mare este. Din aceeasi categorie sunt activitatile de creatie.

Cu aceste lucruri in minte si in obisnuinta, cat si cu altele care pot reiesi din particularitatile unei anumite slujbe, drumul catre rezultate devine mai usor si mai predictibil.

 Ciprian Teleman

Ciprian s-a alaturat echipei TMI din anul 2006 . Calitatile sale si experienta acumulata s-au potrivit ca expertiza ariei de crestere a performantei individuale, in cadrul serviciilor TMI. Programele pe care le deruleaza sunt Time Manager, Stress Management si Effective Negotiations.

TMI a fost infiintata in 1975 in Danemarca de catre Claus Møller si este astazi una dintre cele mai mari si mai respectate firme de training si consultanta din lume. Cu birouri in peste 40 de tari, TMI ofera anual training si consultanta pentru 200.000 de oameni de pe tot cuprinsul globului. Pana in prezent peste 4.000.000 de persoane au participat la cursurile TMI. In Romania TMI si-a inceput activitatea in primavara anului 1999, iar de atunci peste 6000 de oameni beneficiaza anual de conceptele si instrumentele practice ale TMI, prin participarea la cursuri.