Tu cat timp petreci la birou?

Conform studiilor, petrecem 10400 de zile la birou de-a lungul vietii, la care se adauga 1400 ore lucrate peste program. Schimbam in medie 8 joburi si simtim dorinta de a ne ucide seful de cel putin 480 de ori.

Dar cat din timpul pe care il petrecem la locul de munca este folosit in mod eficient? Daca, de multe ori, la sfarsitul zilei de lucru, te surprinzi in ipostaza de a te intreba ce anume ai realizat in ziua respectiva si nu reusesti sa gasesti un raspuns, este clar ca nu utilizezi eficient timpul petrecut la birou. Pentru a-ti eficientiza activitatea, trebuie sa intelegi mai intai cauzele care te tin pe loc. Acestea pot fi legate de propria persoana (cauze interne) sau de alti factori (cauze externe). Mai jos sunt cateva dintre cele mai frecvente cauze ale lipsei de eficienta la locul de munca.

► Cauze interne

Amanarea

Una dintre principalele cauze ale lucrului peste program este amanarea. La un moment dat, va fi nevoie sa indeplinesti si task-urile care nu iti plac sau care ti se par greu de dus la capat si, de cele mai multe ori, acest moment vine dupa ora 18.

Daca esti o persoana careia ii e teama de esec, ai cele mai mari sanse sa amani constant orice sarcina sau proiect carora nu le acorzi de la bun inceput sanse ridicate de succes. Amanarea nu va creste insa sansele de reusita. Dimpotriva, cu cat amani mai mult rezolvarea unei sarcini, cu atat scazi sansele de a finaliza proiectul respectiv cu succes deoarece vei avea din ce in ce mai putin timp pana la termenul limita. Astfel, ti se va confirma temerea si proiectul va fi intr-adevar un esec.

Pentru a evita sa ajungi in aceasta situatie, incearca sa nu indeplinesti sarcinile mici, nesemnificative inaintea celor complexe si nu abandona lucrul la un proiect de fiecare data cand primesti noi solicitari. Desi pare confortabil sa finalizezi mai intai toate task-urile marunte si care implica putina responsabilitate sub pretextul ca te vei concentra apoi 100% pe proiectul major, trebuie sa intelegi ca sarcinile marunte vor continua sa vina si singura solutie este sa lucrezi cu prioritate la proiectul cel mai important.

Lipsa de experienta

Daca te afli la inceput de cariera, este normal sa ai nevoie de o perioada de acomodare si de invatare pana sa ajungi sa desfasori o activitate intr-un timp minim. Atunci cand te confrunti pentru prima data cu un anumit task, nu il vei putea indeplini la fel de repede ca un angajat cu experienta.

Pentru a ajunge cat mai repede la viteza maxima de performare a unei activitati, pune-ti la punct un plan conform caruia sa rezolvi un task repetitiv intr-un timp din ce in ce mai scurt: de exemplu, prima data intr-o jumatate de ora, a doua ora in 20 de minute si asa mai departe, pana cand ajungi la viteza maxima cu care poti termina sarcina respectiva.

Lipsa de organizare

Daca ai foarte multe task-uri restante, email-uri la care nu ai raspuns, telefoane pe care ar fi trebuit sa le dai etc. si nu reusesti sa duci la capat niciunul, inseamna ca nu reusesti sa te organizezi. Te simti coplesit de numarul mare de activitati pe care ar trebui sa le termini pana la sfarsitul zilei, dar nu avansezi deloc cu lucrul pentru ca nu stii de care sa te ocupi mai intai.

Solutia in acest caz este prioritizarea task-urilor in functie de importanta lor. Fa o lista cu toate activitatile pe care le ai de indeplinit si gandeste-te care dintre ele ti-ar aduce cele mai importante rezultate daca le-ai indeplini, dar si care dintre ele ar produce pagube substantiale daca nu le rezolvi imediat. Prioritizeaza apoi activitatile dupa aceste criterii si incearca sa fii cat mai productiv. Nu aloca un timp prea mare task-urilor care nu aduc rezultate pe masura.

►Cauze externe

Supraincarcarea

Este posibil sa nu reusesti sa te incadrezi in cele 40 de ore de munca pe saptamana pentru ca pur si simplu ai prea mult de lucru. Cu toate ca nu poti refuza atributiile care iti sunt asociate de sefii tai, poti incerca sa vorbesti cu superiorii tai si sa le explici faptul ca iti este afectata calitatea muncii de aglomerarea cu sarcini suplimentare. De asemenea, evita sa iti asumi voluntar responsabilitati ale colegilor tai daca esti deja aglomerat cu propriile task-uri.

Amplasamentul biroului

Uneori, lipsa productivitatii e cauzata de factori ce tin de pozitionarea biroului tau. Apropierea de surse care ti-ar putea distrage in mod involuntar atentia creste gradul de ineficienta. Incearca sa elimini zgomotul sau alte elemente care iti perturba concentrarea, iar atunci cand depinde de alte persoane (exemplu: colegi galagiosi), poarta o discutie cu acestea pentru a gasi o solutie de compromis.

Obiectivele neclare

Atunci cand ti se atribuie o sarcina, dar ti se dau informatii putine sau neclare privind obiectivele pe care trebuie sa le atingi, exista sanse sa amani pe cat posibil indeplinirea ei. Solutia consta in clarificarea tuturor aspectelor pe care le presupune acel task printr-o discutie cu persoana care ti-a atribuit task-ul respectiv. Incearca sa intelegi clar ce s-a cerut de la tine, iar daca acest lucru nu vine in mod automat de la persoana care iti atribuie sarcini, fii tu cel care pune intrebari. Numai daca vei sti cu exactitate ce ai de facut si care sunt obiectivele pe care trebuie sa le atingi, vei putea sa incepi sa lucrezi la gasirea mijloacelor prin care sa atingi aceste obiective.

Se spune ca oamenii de succes lucreaza 50, chiar 60 de ore pe saptamana. Prin eliminarea factorilor care iti afecteaza productivitatea, iti poti insa indeplini responsabilitatile si in cele 8 ore de lucru pe zi. Raportul dintre serviciu si viata din afara lui ar trebui mentinut la un nivel echilibrat. Orele suplimentare petrecute la birou pot afecta, in mod paradoxal, calitatea si eficienta lucrului. Dar la final, este decizia fiecarui profesionist daca doreste sa se faca remarcat sau sa avanseze in cariera lucrand peste program.